Vergi mevzuatımızda satılan ve satın alınan mal ve hizmet karşılığında hem katma değer vergisi özelinde hem de gelir ve kurumlar vergisi özelinde doğmuş olan vergisel ve mali yükümlülükler aynı zamanda fatura kesilerek belgelendirilmiş olur. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu 229-232.maddeleri arasında faturanın tarifi ve niteliği anlatılmış olup fatura; “satılan emtia (mal) veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesikadır” denilerek bahsedilmiştir. Bununla birlikte gerek Ticaret Hukuku gerekse V.U.K. mevzuatının hiçbir maddesinde proforma faturaya ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır. Bir mal veya hizmetin hangi fiyat ve şartlarla satılabileceği, ürün cinsi, adeti, niteliği ve satış koşulları gibi konuları içeren; ilgili doküman üzerinde Proforma Fatura ibaresi yazılı olan fiyat teklifi niteliğinde olup herhangi bir mali yükümlülük taşımayan fatura benzeri belgelerdir.
Proforma Fatura kelimesi İngilizce “Proforma Invoice” sözcüğü örnek alınarak geliştirilmiştir. Kurumsal iş yerlerinde dahili ve harici yazışmalarda proforma fatura İngilizce ifadesi baz alınarak “p/i” şeklinde de ifade edilmektedir.
Proforma faturada tarih, mal veya hizmetin niteliği, ödeme şekli, tarafların unvan, açık adres ve telefon bilgileri, teslim şekli, varsa sigorta bilgileri ve düzenleyenin imzası proforma faturada aranılan bilgilerdir. Proforma fatura özellikle alıcı ve satıcının bir hizmet ya da ürün üzerinde hem şartları hem de fiyatı hususunda anlaşması ile birlikte bir protokol niteliği taşır ve proforma faturadaki bilgiler resmi faturaya aktarılması ile birlikte ticari fatura düzenlenerek mali yükümlülük peydah olur. Bununla birlikte Proforma faturada Katma Değer Vergisi (KDV) teklif edilen fiyat listesine dahil mi hariç mi tutulmakta, açıkça belirtilmelidir.
Proforma Fatura ve Fatura Arasındaki Farklar
Fatura bir malın satılması ya da bir hizmetin yerine getirilmesi durumlarında düzenlenir ve vergisel yükümlülükler doğurur. (Her türlü ticari, sınai, zirai faaliyet ve serbest meslek faaliyeti çerçevesinde yapılan her türlü teslim ve hizmetler, her türlü mal ve hizmet ithalatı KDV yükümlülüğüne tabiidir. 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu) Proforma fatura ise yukarıda da bahsettiğim üzere şartları, miktarı ve fiyatı belirlenmiş teklif niteliğinde bir belgedir. Fatura kesilmesi durumunda muhasebesel kayıtları tutularak tek düzen hesap planındaki ilgili kalemlere kayıtları yapılırken proforma faturada üzerinde anlaşma sağlanarak resmi olarak faturalandırılmadığı müddetçe muhasebesel herhangi bir kayıt söz konusu değildir.
Faturalar Maliye Bakanlığı’nın anlaşmalı olduğu matbaalarda istenilen belge basım şartlarına tabii iken proforma faturalarda işletmelerin kullanım koşullarına uygun şekilde düzenlenmiş “Proforma Fatura” ibaresinin bulunduğu belgeler kullanılabilir. Ancak bu belgeler muhteviyatı gereği teklifname mahiyetinde olduklarından maktu damga vergisine tabiidirler. Buna mukabil herhangi bir satış işleminde sadece proforma fatura ile iktifa ediliyor ve ayrıca esas fatura tanzim edilmiyorsa proforma faturaların da esas faturalar gibi vergiye tabii tutulması gerekmektedir (2 seri no’lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği).
Proforma fatura özellikle dış ticaret işlemlerinde, lojistik ve nakliye süreci uzun ve maliyetli olan mal ve hizmet ticaretinde, taşıt kredisi ile araç alım süreçlerinde, galerilerden araçlar için istenilen fiyat listelerinde, turizm acentelerinin otel rezervasyon işlemlerinde, uçuş rezervasyon işlemlerinde ve özellikle akreditif işlemlerinde sıklıkla karşımıza çıkmaktadır. (Akreditif; en basit anlatımıyla dış ticarette bir ödeme aracı olup, satıcı için ilgili malların bedelini tahsil etme sürecinde, alıcı için ise ilgili malların teslim alınması sürecinde yaşanılan olumsuzlukları ve riskleri en aza indirerek her iki tarafa da güvence verdiği kadar yükümlülükler de getiren ve bağlayıcılığı olan bir taahhüt işlemidir.)
Faydalı olması temennisiyle…
Emre KAYAALP